80 % van de IT-projecten overschrijden hun oorspronkelijke budget of deadline. Dit is bijna nooit een kwestie van technische vaardigheden: ontwikkelaars kunnen programmeren. Het zijn de gebeurtenissen vóór, tijdens en na de ontwikkeling die bepalen of een project slaagt of vastloopt. Inzicht in deze mechanismen is de eerste stap om ze te voorkomen.
De behoefte die aanvankelijk niet duidelijk was omschreven
Een IT-project begint zelden met een volledig bestek. De klant heeft een idee, een voorstelling van het gewenste resultaat, maar niet altijd een duidelijk beeld van wat de tool dagelijks moet doen.
Wat een duidelijke kadering concreet oplevert
Een goed uitgevoerde projectafbakening zet een vaag idee om in bruikbare specificaties: prioritaire functionaliteiten, gebruikerstrajecten, technische beperkingen. Hierdoor kan het ontwikkelingsteam aan de slag zonder te hoeven gissen, en weet de klant precies wat hij zal ontvangen. Nog voordat een nieuw project wordt afgebakend, een digitale audit van de bestaande tools zorgt er vaak voor dat je niet opnieuw hoeft op te bouwen wat al goed werkt.
De beperkingen van een ontoereikend kader
Zonder een stevig kader verandert elke onduidelijkheid in een interpretatie en vervolgens in een uitwerking die niet overeenkomt met de werkelijke verwachtingen. De aanpassing vindt dan pas aan het einde van het project plaats, op het moment dat het het duurst is om te corrigeren.
Het gebrek aan opvolging tijdens het traject
Een project dat vordert zonder regelmatige voortgangscontroles wekt een valse indruk van controle. Zolang niemand de werkelijke voortgang vergelijkt met het oorspronkelijke plan, blijven de afwijkingen onzichtbaar.
Waarom regelmatige controle het verschil maakt
Door regelmatig tussentijdse evaluaties uit te voeren, kunnen afwijkingen worden opgespoord zodra ze zich voordoen, wanneer ze nog klein zijn en de kosten om ze te corrigeren nog beperkt zijn. Een project dat nauwlettend wordt gevolgd, blijft een project dat wordt gestuurd, en geen project dat men zomaar ondergaat. Maar dan moet men wel weten hoe welke indicatoren moeten worden gevolgd om een digitaal project te meten : zonder deze referentiepunten wordt de monitoring eerder een formaliteit dan een echt stuurinstrument.
Deze vorm van monitoring is overigens een van de meest doeltreffende middelen om de risico’s van een ontwikkelingsproject beperken, lang voordat deze risico’s tot budgetoverschrijdingen leiden.
Wat monitoring alleen niet oplost
Het bijhouden van de voortgang is niet voldoende als de informatie vervolgens niet naar de juiste personen wordt doorgestuurd. Een geconstateerde afwijking die niet aan de klant of het team wordt gemeld, leidt tot hetzelfde resultaat als een niet-geconstateerde afwijking.
De boodschap die vervaagt
Tussen de klant, de ontwikkelaars en de interne besluitvormers is elke stap in het overdrachtsproces een kans om informatie te verliezen. Dit is vaak de meest onderschatte factor, omdat deze pas zichtbaar wordt als het geleverde resultaat niet overeenkomt met de opdracht.
Situaties waarin communicatie van cruciaal belang is
Bij een project waarbij aan de kant van de klant meerdere contactpersonen betrokken zijn, of aan de kant van de dienstverlener meerdere teams, neemt het aantal mogelijke knelpunten toe. Hoe langer de communicatieketen is, hoe groter het risico dat de oorspronkelijke behoefte wordt vertekend.
Wat goede communicatie werkelijk inhoudt
Betrouwbare communicatie vereist duidelijke communicatiekanalen, schriftelijke verslagen na elke belangrijke uitwisseling en één vaste contactpersoon aan beide kanten. Dit is geen extra luxe: het voorkomt juist dat een verkeerd begrepen functionaliteit leidt tot wekenlang herwerk.
Onderhoud waar te laat aan is gedacht
Een opgeleverd project is nog geen afgerond project. Veel bedrijven beschouwen de ingebruikname als de finish, terwijl dit vooral het begin van een nieuwe fase markeert.
Waarom onderhoud al vanaf het begin moet worden meegenomen
Zonder onderhoudsplan stapelen de na oplevering gemelde bugs zich op, ontstaat er technische schuld en wordt het toevoegen van elke nieuwe functionaliteit duurder dan de vorige. Door hier al in de afbakeningsfase op te anticiperen, wordt voorkomen dat dit uitgroeit tot een crisis; daarom applicatieonderhoud moet vanaf het begin bij het project worden betrokken en mag niet achteraf worden onderhandeld.
Een deel van deze problemen wordt overigens al ruim voor de ingebruikname ontdekt: namelijk een app testen voordat deze wordt gelanceerd zorgt ervoor dat het aantal bugs dat wordt gemeld zodra het product bij de gebruikers in handen is, mechanisch wordt teruggedrongen.
Afstemming, opvolging en communicatie afstemmen op het project
In de praktijk is geen van deze factoren op zichzelf voldoende om het welslagen van een project te garanderen. Een goede afbakening zonder regelmatige opvolging loopt uiteindelijk uit de hand. Een strakke opvolging zonder soepele communicatie blijft onzichtbaar voor de klant. Het is de combinatie van deze drie factoren die een solide kader vormt.
De meest effectieve combinatie voor een KMO
Een nauwkeurige initiële afbakening, in combinatie met korte en regelmatige tussentijdse mijlpalen, vormt de minimale basis om een project binnen de gestelde termijn te houden. Dit is de aanpak die iterates hanteert voor ontwikkelings- en onderhoudsprojecten, ongeacht hun omvang.
Wanneer moet het systeem nog verder worden versterkt?
Bij langdurige projecten of projecten waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn, is het zinvol om gezamenlijke monitoringtools en meer formele communicatierituelen in te voeren, zodat de informatie voor iedereen toegankelijk blijft en niet afhankelijk is van één persoon.
Teams opleiden om IT-projecten veilig te laten verlopen
Welke regeling er ook wordt ingevoerd, de kwaliteit ervan hangt af van het vermogen van de teams – zowel aan de kant van de klant als aan de kant van de dienstverlener – om deze correct toe te passen.
Een gezamenlijke projectcultuur ontwikkelen
Een team dat begrijpt wat er op het gebied van kadering en opvolging op het spel staat, draagt actief bij aan het welslagen van het project, in plaats van zich te moeten schikken naar beslissingen die al eerder zijn genomen. Deze cultuur wordt stap voor stap opgebouwd, project na project.
Een begeleiding kiezen die past bij je ontwikkelingsniveau
Een bedrijf dat zijn eerste grootschalige IT-project uitvoert, doet er goed aan een beroep te doen op een dienstverlener die het proces vanaf het begin goed structureert, in plaats van deze werkwijze te moeten leren ten koste van een mislukt eerste project.
Voorkom dat uw IT-projecten mislukken met iterates
iterates begeleidt bedrijven in elke fase van hun projecten, van de eerste afbakening tot het doorlopende onderhoud, zodat het succes niet alleen afhangt van de kwaliteit van de code, maar ook van een strakke aansturing van begin tot eind.
