Automatisering: de perfecte gids - Artikel door Amélie VIARDOT
Ben je ooit overweldigd door een lijst met repetitieve en vervelende taken die je elke dag moet uitvoeren? Zo ja, dan ben je hier aan het juiste adres! In dit artikel leggen we uit hoe je je taken kunt automatiseren om tijd te besparen. Zo kun je je concentreren op belangrijkere taken.
We laten je zien welke stappen je moet nemen om je meest repetitieve taken te automatiseren. Daarna leggen we uit hoe je automatisering kunt creëren met behulp van software. En tot slot de voor- en nadelen van taakautomatisering.
Dus als je meer wilt weten over automatisering en hoe het je productiviteit kan verbeteren, lees dan dit artikel!
Wat is automatisering?
Foto door Digital Buggu
Voordat we beginnen, volgt hier een korte uitleg over wat automatisering betekent.
Automatisering is het gebruik van hulpmiddelen, software of processen om taken of handelingen uit te voeren zonder menselijke tussenkomst of met minimale tussenkomst. Met andere woorden, automatisering maakt het mogelijk om taken zo te programmeren dat ze automatisch worden uitgevoerd op regelmatige tijdstippen of in reactie op specifieke gebeurtenissen. Dit kan vooral nuttig zijn voor repetitieve taken met een lage toegevoegde waarde die tijdrovend kunnen zijn als ze handmatig worden uitgevoerd. Zo komt er tijd vrij om zich te concentreren op belangrijkere taken met een hoge toegevoegde waarde.
Te volgen stappen
Hier zijn de stappen die je moet nemen om taken in je bedrijf te automatiseren:
Identificeer de taken die geautomatiseerd moeten worden
Begin met het identificeren van taken die repetitief zijn en weinig waarde toevoegen aan je bedrijf.
Hier zijn enkele voorbeelden van taken die geautomatiseerd kunnen worden:
- Gegevensverzameling Het is mogelijk om het verzamelen van gegevens te automatiseren met web scraping tools zoals Octoparse, Scrapy of WebHarvy.
- Beheer van e-mail Je kunt het beheer van je e-mails automatiseren met tools zoals Polymail of SaneBox.
- Facturatie : Facturering kan worden geautomatiseerd met factureringstools zoals Zoho Factuur of QuickBooks.
- Contactbeheer : Contactbeheer kan worden geautomatiseerd met tools zoals HubSpot of Pipedrive
- Sociale netwerken beheren Automatiseringstools kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor het automatisch plannen en publiceren van content op sociale netwerken en het bijhouden en analyseren van prestaties, Hergebruik.io of Hootsuite.
- Projectbeheer Sommige tools kunnen taken automatiseren zoals het toewijzen van taken, het maken van rapporten en het plannen van projecten: Trello of Begrip.
De meest geschikte automatiseringstools identificeren
Er zijn een aantal tools beschikbaar, zoals Zapier, IFTTT, macro's, scripts en software voor automatiseringsbeheer. Evalueer elke tool op basis van je behoeften en kies de tool die het beste bij je past.
Maak regels om taken te automatiseren
Zodra je de automatiseringstool hebt gekozen, moet je regels maken om de taken te automatiseren. Deze regels kunnen gebaseerd zijn op specifieke gebeurtenissen, triggers of acties. Ze kunnen worden gebruikt om de voorwaarden te definiëren waaronder de automatiseringen worden geactiveerd en de acties worden voltooid.
Testen en implementeren
Het is belangrijk om je automatiseringen te testen voordat je ze inzet. Dit zorgt ervoor dat ze correct werken en dat de nodige wijzigingen kunnen worden aangebracht. Zodra de automatiseringen zijn getest en goedgekeurd, kunnen ze worden ingezet.
Bewaken en verbeteren
Het is belangrijk om automatiseringen regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat ze goed werken en om verbeteringen aan te brengen waar nodig. Door ze te controleren, kun je ook kansen identificeren om meer taken in je bedrijf te automatiseren.
De 3 beste tools voor automatisering
Er zijn verschillende automatiseringstools op de markt, maar dit zijn de drie beste:
- Zapier: Dit is automatiseringsbeheersoftware waarmee je automatiseringen kunt maken voor bijna elke online toepassing die je gebruikt. Hiermee kun je taken uitvoeren zoals het verzenden van e-mails, het invullen van formulieren en nog veel meer. Hier is een korte video waarin wordt uitgelegd hoe je deze software gebruikt:
- ScriptsScripts zijn computerprogramma's die worden gebruikt om specifieke taken uit te voeren. Ze zijn vooral nuttig voor het automatiseren van taken met betrekking tot Excel of andere kantoorsoftware. Hier zijn enkele voorbeelden van scripts: Javascript, Unix Shell-script of Python.
- Macro'sMacro's: Macro's zijn functies die zijn ingebouwd in bepaalde softwarepakketten waarmee je regels kunt maken om repetitieve taken te automatiseren.
De voordelen van taakautomatisering
Het automatiseren van taken heeft een aantal voordelen, waaronder:
- Tijd besparen Taakautomatisering zorgt ervoor dat taken sneller en efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Dit bespaart tijd en maakt medewerkers vrij voor belangrijkere taken.
- Fouten verminderen Taakautomatisering kan menselijke fouten en inconsistenties in het proces verminderen. Deze vermindering van fouten kan de kwaliteit van het werk verbeteren en de kosten voor foutcorrectie verlagen.
- Productiviteit verbeteren Taakautomatisering kan de algehele productiviteit verhogen doordat werknemers zich kunnen concentreren op belangrijkere taken met een hogere toegevoegde waarde.
- Kostenreductie Taakautomatisering kan de bedrijfskosten verlagen door vervelende handmatige taken te elimineren en minder arbeid te vereisen.
- Verbetering van de servicekwaliteit Taakautomatisering kan de servicekwaliteit verbeteren door sneller en nauwkeuriger te reageren op verzoeken van klanten.
- Aanpassingsvermogen Taakautomatisering kan processen flexibeler maken en aanpassen aan veranderingen in de werkomgeving.
- Beter gegevensbeheer Het automatiseren van taken kan gegevensbeheer vergemakkelijken door het risico op fouten bij het invoeren van gegevens te verkleinen en snellere, nauwkeurigere gegevensanalyse mogelijk te maken.
- Veiligheid verbeteren Het automatiseren van taken kan de veiligheid verbeteren door de kans op fouten bij het invoeren van gegevens te verkleinen en gegevens sneller en nauwkeuriger te kunnen analyseren.
De nadelen van automatisering
- Hoge initiële kosten Taakautomatisering kan hoge initiële kosten met zich meebrengen, zoals de aanschaf van software en automatiseringstools en de opleiding van personeel. Het kan ook betekenen dat er een geschikte IT-infrastructuur moet worden opgezet.
- Risico op verlies van flexibiliteit Automatisering van taken kan processen star en minder flexibel maken. Het risico is dat het daardoor moeilijk wordt om je aan te passen aan onvoorziene situaties of veranderingen in de werkomgeving.
- Risico van technologische afhankelijkheid Taakautomatisering kan bedrijven afhankelijk maken van technologie. Deze afhankelijkheid kan het moeilijk maken om handmatige taken te beheren als de technologie faalt.
- Risico op banenverlies Automatisering van taken kan traditionele banen vervangen door machines. Als gevolg daarvan kunnen werknemers hun baan verliezen.
- Risico op slechte kwaliteit van het werk Het automatiseren van taken kan leiden tot een lagere kwaliteit van het werk als de automatiseringsprocessen niet goed zijn ontworpen of als de automatiseringstools niet regelmatig worden bijgewerkt.
En tot slot...
Het automatiseren van taken is voor veel bedrijven een grote uitdaging geworden. Het bespaart tijd en zorgt ervoor dat je je kunt concentreren op belangrijkere taken. Met tools zoals Zapier, macro's en scripts kun je automatiseringen maken op basis van je behoeften. Je hoeft alleen maar de nodige stappen te volgen om bepaalde taken te automatiseren. Zo voorkom je dat je tijd verliest.
Het is echter belangrijk om te begrijpen dat er een verschil is tussen automatisering en flexibiliteit. Het is daarom belangrijk om de precieze taak te bepalen voordat je deze automatiseert, om de problemen die hiermee gepaard gaan te vermijden. Het is ook belangrijk om op te merken dat niet alle taken geautomatiseerd kunnen worden en dat het essentieel is om je te concentreren op de taken die het meest repetitief zijn.
Ben je overtuigd?
Je kunt ook ons vorige artikel lezen: Kunstmatige intelligentie: een dienst die de groei van uw kmo bevordert.
