IT-serviceprovider: fouten vermijden en tips voor succes

Inleiding

Loopt uw digitale project spaak? Slechte communicatie, vertragingen, mislukte services, of erger nog: uw IT-serviceprovider is onderweg verdwenen? U bent verre van een alleenstaand geval. Op Iterates, Elk jaar werken we met tientallen bedrijven die contact met ons opnemen na een mislukte samenwerking met een vorige dienstverlener. Slecht management, misverstanden of het opgeven van een project... Er zijn veel redenen voor een mislukking, maar het is mogelijk om er weer bovenop te komen.

Waarom mislukken webprojecten vaak?

Voordat je op zoek gaat naar een nieuwe IT-serviceprovider, is het essentieel om te begrijpen waarom je project is mislukt of in de problemen zit. Hier zijn de meest voorkomende oorzaken die we in ons bureau tegenkomen tijdens projectherstelaudits:

1. Slechte definitie van specificaties

Onduidelijke, onvolledige of slecht gedefinieerde specificaties zijn een van de belangrijkste oorzaken van mislukking. Als de doelstellingen, verwachte functionaliteiten en technische beperkingen niet vanaf het begin duidelijk zijn, wordt het voor de serviceprovider onmogelijk om een product te leveren dat aan de verwachtingen voldoet.

Een gebrek aan duidelijkheid in de oorspronkelijke definitie zet de deur open voor verschillende interpretaties, weglatingen en budgetoverschrijdingen.

2. Slechte planning of gebrek aan duidelijke visie

Een digitaal project zonder algemene visie of gestructureerde fases is gedoemd te mislukken. Veel bedrijven beginnen aan hun projecten zonder een echt stappenplan en stapelen de beslissingen gaandeweg op, wat uiteindelijk de samenhang van het project ondermijnt en de kosten verhoogt.

3. Keuze van ongeschikte technologieën

Door een gebrek aan technisch advies of uit gemakzucht gebruiken sommige dienstverleners verouderde technologieën of technologieën die niet erg schaalbaar zijn. Dit bemoeilijkt het onderhoud van het project, waardoor het instabiel wordt of moeilijk te upgraden is.

4. Communicatieproblemen

Het ontbreken van een regelmatige dialoog, duidelijke mijlpalen of feedback van beide kanten is een grote bron van spanning en onbegrip. Als de klant en de serviceprovider niet op dezelfde golflengte zitten, kan het project snel ontsporen.

5. Gebrek aan tests en revisie

Het project vordert zonder regelmatige kwaliteitscontroles, bugs stapelen zich op, de prestaties gaan achteruit en de eindgebruiker lijdt eronder. Dit gebrek aan nauwgezetheid kan bij de lancering hoge kosten met zich meebrengen.

Te volgen stappen voor een succesvolle overname

Hier is de gestructureerde methode die we aanraden om te voorkomen dat je de fouten uit het verleden herhaalt en om deze verandering van serviceprovider tot een succes te maken.

1. Voer een technische audit uit van het bestaande project

Analyseer eerst en vooral de staat van je project. Dit omvat een technische audit van de broncode, databases, architectuur en gebruikte tools.

Deze audit stelt je in staat om :

• Identificeer de sterke en zwakke punten van het huidige project.
• Inschatten van codekwaliteit en onderhoud.
• Beslis of een herstart haalbaar is of dat het beter is om helemaal opnieuw te beginnen.

We raden je ten zeerste aan om deze controle te laten uitvoeren door een of meer dienstverleners die voor dit werk worden betaald. Dit garandeert een objectief oordeel zonder belangenverstrengeling.

Tip: Vraag om een gedetailleerd rapport met gekwantificeerde aanbevelingen.

2. Verduidelijk je doelstellingen en prioriteiten

Je project is waarschijnlijk ontstaan uit een specifieke behoefte, maar het is geëvolueerd, soms in verwarring. Het is cruciaal om op een gezonde basis opnieuw te beginnen.

Stel jezelf de juiste vragen:

• Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van dit project?
• Welke functies zijn essentieel? Welke zijn optioneel?
• Wat is je realistische budget?
• Wat is het gewenste tijdsbestek?

Deze verduidelijking zal uw toekomstige IT-serviceprovider in staat stellen om een duidelijke routekaart op te stellen, met gedefinieerde en gedeelde prioriteiten.

3. Maak een lijst van bestaande problemen en bugs

Als je huidige project online of in bètaversie is, is het belangrijk om een volledige lijst op te stellen van de bugs en storingen die je wilt verhelpen.

Organiseer ze per categorie:

• Bugs blokkeren (gebruik voorkomen)
• Vervelende bugs (veranderen de gebruikerservaring)
• Gewenste verbeteringen

Wees nauwkeurig: beschrijf elke bug, geef aan hoe deze gereproduceerd kan worden en geef een gedetailleerd overzicht van de impact. Dit maakt het makkelijker voor de nieuwe serviceprovider om het over te nemen en de werklast nauwkeuriger in te schatten.

4. Controleer de gebruikte technologieën en overweeg een update

Uit je technische audit kan blijken dat de technologieën die je hebt gekozen verouderd zijn, slecht worden onderhouden of niet voldoen aan je huidige behoeften.

Bekende voorbeelden:

• Verouderd CMS of frameworks
• Stijve eigen oplossingen
• Geen API of interconnectie mogelijk

In dit geval kan het een goed idee zijn om de technische stack te moderniseren, zelfs als dit een gedeeltelijk herontwerp betekent. Moderne technologie garandeert :

• Betere schaalbaarheid
• Verbeterde beveiliging
• Meer ontwikkelaars beschikbaar

Op Iterates, Met onze expertise in de belangrijkste moderne talen en frameworks kunnen we je project overnemen en op lange termijn ontwikkelen.

5. Een duidelijk stappenplan definiëren

Zodra de audit is uitgevoerd, de doelstellingen zijn verduidelijkt en de problemen zijn geïdentificeerd, is het tijd om een gedetailleerd actieplan op te stellen met je nieuwe IT-serviceprovider.

Deze routekaart moet bevatten :

• Prioriteiten van het project
• Opdelen in fasen of “sprints”
• Belangrijke mijlpalen met precieze deliverables
• Een realistische planning met deadlines voor elke fase

Het doel is om een duidelijke, gedeelde visie te hebben op de voortgang van het project, met regelmatige controlepunten.

6. Transparante communicatie tot stand brengen

Een van de belangrijkste lessen die we hebben geleerd van ons werk met Iterates, is dat communicatie is de sleutel tot succes.

Hier is ons advies:

• Plan regelmatige voortgangsbesprekingen.
• Geef prioriteit aan tools voor projectmonitoring (Trello, Jira, Asana, enz.).
• Stimuleer directe uitwisselingen, zonder tussenpersonen.
• Aarzel niet om vragen te stellen en technische uitleg te vragen.

Een goede IT-serviceprovider is vooral een partner die u kunt vertrouwen met wie je vrijuit moet kunnen praten.

7. Tests en een validatieproces opzetten

Testen in elke ontwikkelingsfase is essentieel om de kwaliteit van het eindproduct te garanderen.

Wij raden aan :

• Regelmatige functionele tests
• Prestatietests
• Veiligheidstests
• Een acceptatiefase met eindgebruikers

Wat je niet moet doen: veelgemaakte fouten die je moet vermijden

Veranderen van IT-serviceprovider is een lastige zaak. Het is dus cruciaal om te weten welke valkuilen je moet vermijden, zodat je de fouten uit het verleden niet herhaalt.

Doelstellingen niet herdefiniëren

Een van de meest voorkomende valkuilen is proberen een project op te pakken waar het is gestopt, zonder de doelstellingen opnieuw te bekijken. Dit kan je in de verkeerde richting leiden. Profiteer van deze verandering om het nut van bepaalde functionaliteiten in twijfel te trekken, je prioriteiten te herzien en ervoor te zorgen dat het eindproduct nog steeds voldoet aan de werkelijke behoeften van je bedrijf.

Verzuimen om bestaande code te analyseren

Te veel bedrijven maken de fout om het werk dat al gedaan is niet te controleren. En toch is het zonder deze stap onmogelijk om te weten of het project netjes kan worden herstart of dat het beter is om helemaal opnieuw te beginnen. Slechte kwaliteit, slecht gestructureerde of verouderde code kost meer om te corrigeren dan om opnieuw te bouwen.

Belanghebbenden niet betrekken

Bij een succesvol digitaal project zijn altijd verschillende profielen betrokken: management, business teams, eindgebruikers, enz. Het zou een strategische fout zijn om hen niet vanaf het begin bij het project te betrekken. Ze moeten worden geraadpleegd om de doelstellingen, prioriteiten en verwachte functionaliteiten te valideren.

Een serviceprovider alleen op prijs kiezen

Budget is natuurlijk een belangrijk criterium. Maar een serviceprovider kiezen alleen omdat hij de goedkoopste is, is vaak een slecht idee. Een te lage prijs verbergt meestal een gebrek aan competentie, beschikbaarheid of engagement. Geef de voorkeur aan een partner die zich ertoe verbindt om op lange termijn met u samen te werken.

Contractualisering verwaarlozen

Zodra de nieuwe serviceprovider is geïdentificeerd, moet u ieders verplichtingen duidelijk formaliseren: reikwijdte, deadlines, deliverables, budget, communicatieregels. Te veel bedrijven starten een project opnieuw zonder een duidelijk contract, wat kan leiden tot nog meer misverstanden en conflicten.

Waarom een beroep doen op een deskundige dienstverlener om je project over te nemen?

Een bestaand digitaal project overnemen is complexer dan een nieuw project creëren. Het vereist zowel technische expertise om te begrijpen wat er al bestaat als een rigoureuze methodologie om het project te herstructureren zonder informatie of tijd te verliezen.

Een goede serviceprovider weet hoe hij :

• Het uitgevoerde werk efficiënt controleren.
• Identificeer de elementen die kunnen worden hergebruikt en de elementen die moeten worden herzien.
• Verduidelijk de doelstellingen en stel een realistisch herstelplan op.
• Beveilig bestaande gegevens.
• Zorg voor een soepele communicatie tijdens het hele proces.
• Lever een goed presterend, veilig project af dat aan uw verwachtingen voldoet.

Door de juiste partner te kiezen, kun je een project met een vliegende start omtoveren tot een echt digitaal succesverhaal.

Onze methode om het succes van uw project te garanderen

Hier volgt een gestructureerde samenvatting van de stappen die je moet nemen om met succes van serviceprovider te veranderen, waarin alles is samengevat wat we in dit artikel hebben gezien:

Stap 1: Voer een diepgaande technische audit uit

Beoordeel eerst en vooral de kwaliteit van het werk dat je al hebt gedaan. Vertrouw deze audit toe aan onpartijdige experts die tekortkomingen en verbeterpunten kunnen identificeren.

Stap 2: Heroverweeg doelstellingen

Neem de tijd om de projectdoelstellingen met alle belanghebbenden te bespreken. Herformuleer de prioriteiten en pas indien nodig de specificaties aan.

Stap 3: Maak een lijst van bugs, tekortkomingen en onvervulde behoeften

Precies vaststellen wat er moet worden gecorrigeerd of aangevuld. Prioriteit geven aan de meest urgente correcties.

Stap 4: Technologieën bijwerken

Controleer of de gebruikte technologieën geschikt zijn voor uw behoeften en duurzaam zijn. Plan indien nodig een modernisering van de technische stack.

Stap 5: Een gedetailleerd stappenplan opstellen

Stel samen met je nieuwe serviceprovider een nauwkeurig schema op met mijlpalen, te leveren prestaties en regelmatige voortgangsbeoordelingen.

Stap 6: Regelmatige monitoring instellen

Plan frequente vergaderingen en gebruik controle-instrumenten om voortdurend zicht te houden op de voortgang van het project.

Stap 7: Testen en valideren in elke fase

Integreer testen en valideren in het hele project om onaangename verrassingen te voorkomen.

In een notendop

Veranderen van IT-serviceprovider is een uitdaging, maar ook een kans. Het is een kans om de controle over je project terug te krijgen, de basis op te ruimen en de basis te leggen voor een hoogwaardige, schaalbare digitale oplossing.

Laat een ondoordacht project de ontwikkeling van je bedrijf niet afremmen. Met een duidelijke methodologie, de juiste hulpmiddelen en een competente serviceprovider kunt u mislukking omzetten in succes.

Actie ondernemen

Zit je met een digitaal project in de problemen? Ben je op zoek naar een betrouwbare dienstverlener om je web- of IT-project onder handen te nemen, fouten uit het verleden te corrigeren en je doelstellingen te bereiken?

Bij Iterates zijn we gewend om te werken aan complexe of verlaten projecten. Ons team van experts ondersteunt u van de technische audit tot de go-live, met één enkel doel: het succes van uw project garanderen.

Maak nu een afspraak om je project te bespreken: Maak een afspraak

Lees meer over onze diensten op het gebied van webontwikkeling en applicaties op maat: Onze diensten

Aarzel niet om dit artikel door te sturen naar je netwerk door een reactie te plaatsen of een “Vind ik leuk” te plaatsen als je het leuk vond. Volg Iterates om op de hoogte te blijven van toekomstige artikelen.